Cara membuat mail merge gambar (picture/photo) di Word 2013 & 2016

Cara membuat mail merge yang menyertakan gambar di Microsoft Word 2013 & 2016 sebenarnya tidak terlalu sulit. Apabila anda membaca detail caranya di bawah mungkin anda akan merasa rumit, namun jika sekali anda sudah mengetahui dan memahami caranya maka mungkin anda akan menggapnya sangat mudah.

Apabila anda sudah terbiasa membuat mail merge yang tidak melibatkan gambar, maka seharusnya anda bisa melalui ini dengan cepat. Karena untuk membuat mail merge yang melibatkan gambar, maka anda harus tahu tentang cara mengetahui path & file name file, bagaimana cara menyisipkan field includepicture dan menggabungkan dengan insert merge field.

Informasi penting!!!

Cara mengetahui path dan file name dari sebuah file

Sebuah Path merupakan informasi yang menunjukan lokasi unik dari sebuah file. Dengan melihat path, anda bisa mengetahui lokasi file secara mudah, di folder dan drive mana file tersebut berada. Untuk bisa menambahkan gambar pada recipient list untuk mail merge maka anda harus mengetahui path dan nama file (file name) anda.

Cara mengetahui path yaitu anda klik file (arahkan mouse ke file) dan klik kanan mouse. kemudian anda klik kanan mouse dan klik Properties. Setelah jendela properties untuk file tersebut terbuka anda akan melihat path pada informasi location dan nama file beserta ekstensinya.
Cah Ngrupit

Untuk bisa menggunakan di recipient list maka anda harus menggabungkan path dan file name menggunakan tanda backslash (garis miring terbalik=\). Misalnya pathnya adalah C:\Users\Dian.Dian-PC\Desktop\PICTURE dan nama filenya adalah Chrysanthemum.jpg

Jika digabungkan akan menjadi  C:\Users\Dian.Dian-PC\Desktop\PICTURE\Chrysanthemum.jpg  Setelah  anda menggabungkannya, silahkan anda ubah tanda backslash (garis miring terbalik=\) yang tadinya tunggal menjadi ganda. Seperti berikut:

C:\\Users\\Dian.Dian-PC\\Desktop\\PICTURE\\Chrysanthemum.jpg

Ingat-ingat caranya diatas, karena cara tersebut berguna untuk menunjukkan lokasi file gambar (Picture_Path). Yang mana nantinya akan disertakan pada recipient list

Cara membuat mail merge yang melibatkan gambar

Tahap 1

Siapkan gambar yang akan disertakan pada mail merge. Lebih baik simpan seluruh gambar tersebut pada satu folder yang sama. Karena dengan menyimpannya pada folder yang sama akan memudahkan anda dalam mengetahui path dan file name untuk masing-masing gambar.

Tahap 2 

Membuat recipient list - Caranya buka lembar kerja di ms excel. kemudian masukkan informasi yang dibutuhkan. Misalnya anda ingin membuat sebuah katalog, maka informasi dibutuhkan yaitu nama, deskripsi dan juga path+file name dari gambar yang akan di deskripsikan tersebut.

Maka buatlah file excel yang mencakup ketiga hal tersebut. Masukkan data masing-masing kolom dan beri header yang sesuai pada masing-masing kolom. Misalnya untuk kolom yang berisi nama anda beri header “Nama”.
Cah Ngrupit
Setelah anda selesai mengetrikan data anda di excel, maka berikutnya anda simpan file tersebut di folder yang anda inginkan. Ingat lokasi-lokasi file ini karenan akan digunakan sebagai recipient list.

Tahap 3

Memulai mail merge - Pada tahap ini langsung saja anda buka Microsoft Word 2013. Kemudian anda sisipkan tabel ( terdiri dari 1baris/2kolom). Lalu anda klik tab MAILINGS. Berikutnya anda klik tool Start Mail Merge pada ribbon dan pilih Directory untuk memulai mail merge.

Tahap 4

Memilih Recipient List - Anda klik tab MAILINGS dan klik Select Recipient kemudian klik Use an Existing List…. Dan jendela Select Data Source pun akan muncul. Silahkan anda pilih file excel yang tadi telah anda buat pada tahap 2 dan klik Open. Berikutnya muncul jendela Select Table, silahkan pilih Sheet dimana data anda berada. Misalnya Sheet 1 dan terakhir klik OK.

Tahap 5

Menyisipkan bagian mail merge - Anda klik tabel kolom pertama, lalu anda klik MAILINGS. Lalu anda klik Insert Merge Field (tepat pada mata panahnya) dan klik Name. Berikutnya anda tekan enter, lalu klik tab MAILINGS, klik Insert Merge Field dan pilih Description.

Catatan: pilihan yang muncul saat anda mengklik Insert Merge Field tergantung pada header tabel di data excel anda (file recipient list).

Tahap 6

Menggabungkan  Field-IncludePicture dan Insert Merge Field. Pada tahap ini anda klik kolom kedua pada tabel anda, lalu anda klik tab INSERT. Kemudian anda klik Quick Part pada ribbon dan klik Field. Selanjutnya muncul jendela field, pada kolom Categories pilih Link and References.
Cah Ngrupit
Pada kolom Field names pilih IncludePicture.  Anda bisa mengosongkan kotak bagian File name or URL. Pada bagian Field Options, silahkan anda centang Data not stored with document, Resize Horizontally from source, dan Resize Vertically from source. Terakhir centang Preserve formatting during update dan tekan OK.

Berikutnya anda akan melihat tulisan Error! Filename not specified pada kolom kedua. Tidak apa-apa, anda klik tulisan tersebut, kemudian anda tekan tombol ALT+F9 pada keyboard secara bersamaan.

Dan muncullah kode berikut
{ INCLUDEPICTURE \d \x \y \* MERGEFORMAT }

Kemudian posisikan kursor antara teks INCLUDEPICTURE dan \d. Lalu tekan tombol CTRL+F9 hingga muncul dua tanda kurung (bracket, kurung buka dan kurung tutup). Selanjutnya anda klik ditengah kedua tanda bracket tersebut dan ketikkan IF TRUE diikuti dengan dua tanda pentik (“”)
Cah Ngrupit

Jadi kode berubah menjadi
{ INCLUDEPICTURE { IF TRUE "" }\d \x \y \* MERGEFORMAT }

Setelah itu anda klik diantara dua tanda petik, kemudian anda klik tab MAILING dan klik Insert Merge Field (klik mata panahnya) dan klik Picture_Paths.

Jadi kode berubah menjadi
{ INCLUDEPICTURE { IF TRUE "{ MERGEFIELD Picture_Paths}" }\d \x \y \* MERGEFORMAT }

Ingat!
Pilihan yang muncul pada insert merge field tergantung header pada tabel di file excel anda.

Tahap 7

Penyesuaian ukuran teks & gambar – Karena pada tabel masih terlihat kode, maka silahkan anda tekan tombol ALT+F9 pada keyboard secara bersamaan agar anda bisa melihat teks & gambar dan menyesuaikkan ukurannya. Atur font dan ukuran gambar agar sesuai dengan kebutuhan anda.

Tahap 8

Mengakhiri Mail Merge – untuk mengakhiri proses pembuatan mail merge silahkan anda klik tab MAILINGS, lalu klik Finish & Merge dan terakhir anda klik Edit Individual Document. Pada jendela Merge Record pilih All dan klik OK. Selesai.
Cah Ngrupit

Setelah anda mengakhiri proses mail merge maka akan terbuka jendela baru yang berisi hasil mail merge anda. jika anda belum melihat gambar alias masih melihat code-code seperti diatas, maka anda bisa menekan tombol ALT+F9 bersamaan.

Baca juga : Cara membuat Mail Merge LetterCara membuat mail merge label,

Comments

  1. Apakah langkahnya sama ketika kita menggunakan Ms.Office 2007

    ReplyDelete
  2. Replies
    1. Mungkin path dari file gambarnya yang kurang garis miring, jangan lupa garis miringnya dibuat ganda (double).

      Delete

Post a Comment

Terima kasih atas kunjungan anda. Silahkan tinggalkan tanggapan, pesan atau pun pertanyaan anda pada kolom komentar.