Cara membuat Mail Merge Letter di Microsoft Word 2013 & 2016

Cara membuat Mail Merge  Letter di Word sebenarnya cukup mudah. Karena dengan menggunakan fitur mail merge anda bisa membuat banyak surat hanya dengan satu surat.

Misalnya anda adalah seorang pemiliki sebuah toko, lalu toko anda akan memberikan diskon besar untuk seluruh pelanggan yang telah berlanggan lebih dari lima tahun. Kemudian anda ingin mengirim surat ke seluruh pelanggan, surat yang berisi pemberitahuan tentang diskon tersebut.

Maka anda hanya perlu membuat daftar pelanggan beserta alamatnya (penerima/recipients) dan juga satu surat pemberitahuan.  Dengan satu surat pemberitahuan tersebut anda bisa membuat beberapa surat pemberitahuan sekaligus, meskipun nama dan alamat penerima berbeda.

Tahapan membuat mail merge letter

Pertama – membuat recipient list 

Silahkan anda membuat daftar penerima (recipient list).  Dalam daftar penerima tersebut anda bisa memasukkan nama depan, nama belakang, alamat lengkap dan nomor tlp pelanggan anda. Anda bisa membuat recipient list secara terpisah menggunakan Microsoft Excel atau anda bisa membuatnya di ms word secara langsung.

Anda dapat membaca postingan saya secara terpisah tentang Cara membuat recipient list untuk mail merge.

Kedua – membuat urat (letter) 

Silahkan anda membuat sebuah dokumen yang berisi surat tawaran diskon. Anda hanya perlu membuatnya satu surat saja. Untuk bagian-bagian tertentu yang nantinya berisi informasi yang sudah ada pada recipient list anda kosongkan saja.

Misalnya nama, alamat dan nomor telepon penerima.  Kemudian anda bisa menyimpan surat tersebut terlebih dulu sebagai cadangan.

Ketiga – memulai mail merge
Pada tahap ketiga ini terdiri dari beberapa langkah sebagai berikut:
Cah Ngrupit
Langkah 1. Buka surat yang telah anda buat di ms Word 2013, lalu anda klik tab MAILINGS. Kemudian anda klik Start Mail Merge dan klik Letters. 

Langkah 2. Anda klik Select Recipients untuk memilih nama-nama orang dari daftar penerima anda. Anda bisa memilih Use an Existing List, lalu pilih (cari) file excel anda yang berisi daftar penerima. Saat muncul dialog box Select Table, silahkan anda pilih Sheet 1 dan klik OK.

Langkah 3. Apabila anda akan membuat surat untuk seluruh nama yang ada di recipient list, maka anda tidak perlu mengedit recipient list anda. Namun jika anda hanya ingin membuat surat untuk orang-orang tertentu saja, maka anda klik Edit Recipient List. Setelah muncul dialog box Mail Merge Recipients, maka pastikan anda yang tercentang hanyalah nama orang yang diinginkan dan klik OK.

Langkah4. Anda akan menambahkan bagian-bagian (field) khusus. Silahkan anda klik di area anda ingin menambahkan bagian tersebut. Misalnya di belakang kalimat “Bpk/Ibu”. Lalu anda klik Insert Merge Field, lalu klik Nama_depan. Lalu beri spasi, lalu tambahkan nama belakang.
Cah Ngrupit
Kemudian anda dapat masuk ke baris berikutnya dengan menekan enter dan menambahkan bagian alama, nomor tlp dan lainnya dengan cara yang sama.

Catatan: item-item pada insert merge field tergantung pada data anda di recipient list. Jadi tidak harus sama dengan diatas.

Langkah 5. Anda klik Preview Results untuk melihat pratinjau dari mail merge anda. Terakhir anda klik Finis & Merge untuk mengakhiri proses mail merge. Silahkan anda memilih Edit Individual Documents untuk menjadikan hasilnya sebagai dokumen dan anda bisa mengeditnya secara manual.

Apabila anda ingin mencetak surat maka anda bisa memilih Print Documents. Selain itu, jika anda ingin mengirimkan surat tersebut melalui email maka anda bisa memilih Send Email Messages. Selesai.

Baca juga : Cara membuat mail merge label , Cara membuat mail Merge gambar,

Comments