Cara membuat recipient list untuk mail merge di Microsoft Word 2013 & 2016

Ada dua cara membuat recipient list (daftar penerima) untuk mail merge. Yaitu pertama anda bisa membuat di Microsoft Excel dan kedua anda bisa membuat di  word secara langsung sebelum anda membuat mail merge. Untuk detail dari kedua cara tersebut bisa anda baca di bawah.

Catatan:
Tutorial di bawah untuk anda yang akan membuat mail merge tapi tidak melibatkan gambar. Jika mail merge yang dibuat melibatkan gambar, maka anda bisa membaca postingan tentang Cara membuat mail merge gambar.

Cara membuat recipient list di excel

Buka Microsoft Excel, lalu silahkan anda memasukkan data yang diperlukan untuk label anda. Misalnya nama depan, nama belakang, alamat, kode pos dan nomor telepon orang-orang untuk label. Sebagai contoh anda bisa melihat gambar berikut ini.
Cah Ngrupit

Setelah anda mengentri data maka anda bisa menyimpan file tersebut dengan nama dan folder yang anda inginkan. Ingatlah dimana anda menyimpan file recipient list karena nanti anda akan menggunakannya untuk mail merge anda.

Cara membuat recipient list baru dari word

Buka ms Word 2013/ publisher 2013, lalu anda klik tab MAILINGS. Lalu anda klik fitur Select Recipients dan klik Type a New List… berikutnya anda akan melihat jendela New Address List terbuka, anda bisa memasukkan data dalam kolom tabel.
Cah Ngrupit
Anda bisa memasukan title (mr/mrs, tuan/ nyonya, jabatan atau lainya), nama depan (first name), nama belakang (last name ), alamat 1(address line 1), home phone (nomor telepon rumah) dan sebagainya. Untuk memasukkan nama baru atau entri baru, maka silahkan anda klik New Entry.

Apabila anda ingin menghapus salah satu data (entry), maka langsung saja anda pilih entry yang ingin di hapus dan klik Delete Entry.  Anda juga bisa mencari data tertentu menggunakan tombol find yang tersedia.

Setelah anda selesai mengentri data, silahkan anda mengklik OK. Lalu anda akan melihat dialog box untuk save address list, lanjutkan memilih folder dimana anda akan menyimpan file. Silahkan anda memberi nama untuk file anda pada kotak file name dan klik Save.

Cara memformat kolom pada tabel “New Address List”

Kolom dalam tabel address new list mempunyai urutan standar. Meskipun demikian anda bisa mengubah urutan kolom, menghapus kolom tertentu atau pun menambahkan kolom baru sesuai kebutuhan.

Urutan kolom dalam address list standarnya yaitu title, first name, last name, company name, address line 1, address line 2, city, state, zip code, country Region, home phone, work phone, dan email addres.

Cara memformat tabelnya yaitu anda klik Customize Columns…. dan anda akan melihat jendela customize address list muncul. Untuk mengubah urutan silahkan anda pilih salah satu field name (misalnya Company name).
Cah Ngrupit
Lalu anda klik Move Up untuk menaikkan dan Move Down untuk menurunkan. Untuk membuat field name  baru, silahkan anda klik Add dan ketikkan nama baru lalu klik OK. Untuk menghapus field name, pilih field name yang akan dihapus dan klik Delete.

Sedangkan untuk mengganti nama field name anda bisa mengklik Rename. Setelah selesai dengan customize address list lanjutkan dengan mengklik OK  dan anda bisa melanjutkan memasukkan entry atau data baru dan menyimpannya.

Baca juga:

Related content