Cara membuat mail merge – label di Microsoft Word 2013 & 2016

Ada beberapa tahapan membuat mail merge – labels di Microsoft Word 2013. Yaitu sebagai berikut:

Siapkan Recipient List

Recipient list merupakan sebuah file yang berisi data yang akan digunakan untuk membuat label. Anda bisa membuatnya di Microsoft Excel 2013 secara terpisah sebelum anda mulai membuat mail merge. Atau anda juga dapat mengentry data baru melalui fitur type new list di Microsoft Word.

Baca selengkapnya tentang Cara membuat recipient list

Pilih Mail Merge

Selanjutnya langsung saja anda membuka program ms Word 2013. Lalu anda klik tab MAILINGS dan klik fitur Start Mail Merge. Berikutnya anda akan melihat beberapa pilihan mail merge, silahkan anda memilih Labels…

Setelah itu akan muncul dialog box untuk Label Options. Pada dialog box tersebut anda bisa menentukan printer information, labels vendors dan memilih product number. Anda bisa melihat informasi seputar label yang anda pilih di sebelah kanan kolom Product number.
Cah Ngrupit
Sebagai contoh anda bisa memilih page printers, dengan labels vendors yaitu 3M/Post-it@ Asia Pacific dengan product number 3M 21310, anda akan melihat informasi pada bagian label information meliputi type (ukuran kertas/jumlah label dalam satu halaman), height (tinggi label), width (lebar label) dan page size (ukuran halaman). Setelah anda selesai dengan label options anda bisa mengklik OK.

Catatan: 
Apabila anda ingin membuat ukuran label sendiri maka anda bisa mengklik New Label dan akan muncul jendela Label details. Anda bisa memasukkan bagian-bagian yang diperlukan dan juga pratinjau dari label anda.

Adapun bagian-bagian yang diperlukan yaitu label name (nama label), top margin, side margin, label height (tinggi label), label width (lebar label), number across (jumlah label dalam satu baris), number down (jumlah label dalam satu kolom), page size (ukuran kertas/halaman), page width (lebar halaman) dan page height (tinggi halaman) setelah anda selesai mengatur details label maka anda bisa mengklik OK.

Tips:
Setelah anda mengklik OK pada label Options maka anda akan melihat halaman terbagi dalam beberapa kolom dan baris (tanpa garis pembatas atau border), untuk itu anda bisa menambahkan garis border untuk memudahkan anda membuat label.
Cah Ngrupit
Caranya anda klik area halaman dan anda akan melihat penanda tabel. Silahkan anda klik penanda tersebut dan klik tool border, selanjutnya pilih All Borders.

Memilih dan megedit recipient list

Peringatan : Ingat-ingat dimana anda menyimpan file.

Pertama, cara memilih recipient list yaitu anda klik tab MAILINGS, lalu anda klik Use an Existing List… berikutnya muncul jendela Select Data Source, silahkan anda pilih file recipient list yang telah anda buat sebelumnya dan klik Open. Lalu muncul dialog box Select Tabel, silahkan anda pilih sheetnya lalu klik OK. Kemudian anda akan melihat tulisan «Next Record», kecuali pada baris dan kolom pertama.

Kedua, cara mengedit recipient list yaitu anda klik tab MAILING dan klik fitur Edit Recipient List. Dan anda akan melihat  jendela Mail Merge Recipient. Anda akan melihat seluruh daftar nama pada mail merge recipient tercentang.

Jika anda tidak ingin memasukkan nama tertentu ke mail merge maka hilangkan tanda centang pada nama tersebut dan klik OK.

Menyisipkan Merge Field dan update labels

Pertama, caranya posisikan kursor di kolom dan baris pertama. lalu anda klik tab MAILING, kemudian klik Insert Merge Field dan klik bagian yang ingin ditambahkan. Misalnya pada label anda ingin menambahkan nama depan, nama belakang dan bagian-bagian lainnya. Anda juga bisa menambahkan teks secara manual.
Cah Ngrupit

Catatan: ketika anda mengklik insert merge field akan muncul bagian-bagian yang sesuai dengan header pada data yang ada di file recipient list anda.

Cara kedua, setelah anda selesai mendesain label pertama dan memasukkan merge field, selanjutnya anda dapat mengupdate labels agar seluruh labels terisi secara otomatis, caranya anda klik tab MAILINGS lalu klik Update Labels.

Setelah anda mengupdate label belum bisa melihat nama dan alamat masing-masing orang pada seluruh label. Anda masih akan melihat tulisan «Next Record» dan sebagainya.

Tips: cara memformat teks pada labels

Anda bisa memformat teks atau bagian pada label. Caranya seperti biasa anda memformat teks pada umumnya. Misalnya anda dapat membuat nama depan dan nama belakang dengan huruf tebal (Bold),  kemudian anda memberi warna pada teks dan sebagainya.

Bila anda ingin memformat teks pada labels, maka anda hanya perlu memformat pada label kolom dan baris pertama saja. Setelah selesai memformatnya anda bisa mengupdate labels kembali (MAILINGs – Update Labels).

Pratinjau (Preview)

Dengan fitur pratinjau anda bisa melihat gambaran dari labels yang telah anda buat. Cara menggunakan fitur ini yaitu anda klik tab MAILINGS dan klik Preview Result. Untuk kembali ke mode pengaturan mail merge lagi anda bisa mengklik Preview result lagi.

Finish And Merge 

Sebelum selesai saya ingatkan kembali, sebelumnya saya telah memberi tips untuk menambahkan border pada label untuk mempermudah pembuatan desain label. Nah bila anda anda tidak menginginkan border terlihat maka anda bisa menghilangkan border, cara menghilangkan border kurang lebih sama dengan cara menambahkannya. Hanya saja untuk menghilangkan border anda harus memilih no border.

Setelah anda melihat hasil pratinjau dari mail merge anda dan anda merasa sudah sesuai dengan keinginan anda, maka anda bisa mengakhiri tahapan membuat mail merge. Anda bisa langsung mencetak label atau membuatnya menjadi dokumen yang bisa diedit dan disimpan, serta anda bisa mengirimkannya.

Sebagai contoh anda ingin menyimpan hasil mail merge sebagai dokumen agar bisa mencetaknya di lain hari. Maka cara mengakhiri proses mail merge anda bisa mengklik tab MAILINGS, lalu anda klik Finish & Merge dan pilihlah Edit Individual Documents…

Lalu akan muncul dialog box untuk Merge to New Document. Pada bagian merge record silahkan pilih All dan klik OK. Dan mail merge – Labels selesai dibuat.

Baca juga : Cara membuat Mail Merge Letter 

Related content